Obsługa klienta musi być na pierwszym miejscu w umyśle każdego pracownika. Nie biorąc obsługi klienta poważnie może łatwo doprowadzić do skargi i biednych opinii ustnej. Wszystko to źle świadczy o firmie i może przyczynić się do utraty zysków.

Komunikacja jest ważną umiejętnością życiową, ale kiedy pracujesz z klientami i klientami, jest to jeszcze ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Oczywiście, komunikacja jest również niezbędna dla tych relacji roboczych w samym współczesnym biurze, np. z kolegami i kierownictwem.

Przeoczenie, dlaczego jest to ważne, prowadzi do problemów, a w przypadku komunikacji z klientami potrzeba nieco większej ostrożności jest paląca.

Jak więc powinieneś komunikować się nieco inaczej z klientami w porównaniu z tymi kolegami, których dobrze znasz w swoim biurze?

1. Zachowaj profesjonalizm - Kiedy współpracujesz przy stołach w sali konferencyjnej, łatwo jest wykorzystać swoją osobowość i rozmawiać z kolegami w znajomy sposób. Jest to normalne, ponieważ dobrze ich znasz, spędzając z nimi dzień w dzień. Nie jest to jednak coś, co powinieneś robić w stosunku do klientów. Zachowaj profesjonalizm i pamiętaj, że to, jak ty coś powiesz, niekoniecznie będzie odebrane przez klienta - nie znasz go na tyle dobrze, aby ocenić, jak to zrozumie.
2. Wyjaśniaj rzeczy jasno - Oczywiście, kiedy wyjaśniasz coś komuś, współpracownikowi lub klientowi, powinieneś mówić jasno, aby uniknąć nieporozumień, ale kiedy rozmawiasz z klientem, musisz mieć 100% pewności, że wie on, co mówisz i że całkowicie to rozumie. Oznacza to używanie jasnego języka, nieużywanie zbyt wielu słów i unikanie używania "branżowego języka", np. technicznego żargonu, którego klient może nie zrozumieć. Dla pewności powinieneś również szukać potwierdzenia, czy dobrze zrozumiałeś.
3. Zwracaj większą uwagę na swoją mowę ciała - Kiedy dobrze kogoś znasz, prawdopodobnie nie będziesz zwracał zbytniej uwagi na swoją mowę ciała, ale jest to duży błąd, kiedy rozmawiasz z klientem. Upewnij się, że siedzisz lub stoisz prosto, trzymasz ramiona z tyłu i nawiązujesz kontakt wzrokowy z klientem. Jeśli rozmawiasz przez telefon, siedząc prosto automatycznie poczujesz się bardziej pewny siebie, co przełoży się na Twój głos.
4. Pamiętaj o tym,jak się do nich zwracasz - niektórzy klienci mogą nie mieć nic przeciwko temu, abyś używał ich imienia, ale inni mogą uznać to za nieprofesjonalne. Zawsze najlepiej jest trzymać się tytułów i nazwisk, a następnie pokryć wszystkie podstawy. Jeśli klient powie "mów mi Carol", to w porządku, mów do niej Carol, ale przynajmniej nie wskoczyłeś tam od razu i nie byłeś zbyt znany.

Upewnienie się, że znasz podstawy komunikacji z klientem oznacza, że istnieje znacznie mniejsze prawdopodobieństwo, że przypadkowo zdenerwujesz kogoś bardzo podstawowym błędem. Obsługa klienta jest pełna drobnych szczegółów i przeoczenie choćby jednego z nich może doprowadzić do złych rezultatów.